большие мероприятия

 
 

большой проект состоит из очень маленьких деталей

 

На этой странице мы постараемся максимально подробно рассказать из чего состоит большой проект, городской праздник, концерт «open air», фестиваль и подобные мероприятия, с аудиторией зрителей от 5000 тыс человек.

Здесь же можно скачать примеры составления бюджета мероприятия, примерный вариант брифа, который предоставляет заказчик агентству и многое другое.

 

Давайте попробуем разобрать на отдельные оставляющие городской праздник, совершенно абстрактный, без коммерческой составляющей (без спонсоров).

Первое, что должно присутствовать, предшествовать началу подготовки большого праздника - это конечно идея! Под идеей мы будем понимать пункт или  категорию пунктов стратегического маркетинг-плана, строчку в плане мероприятий отдела связей с общественность и т.д. и т.п., но в любом случае это идея (задача, цель), которая определяет дальнейший ход событий. Главное от заказчика - это очень правильно описать (можно даже простыми, общедоступными словами), что должно получиться в итоге, и для чего это нужно. Как, где, когда и с кем - это уже наша задача. Рассмотрев все возможные варианты развития событий, мы предложим самый оптимальный.

Для того чтобы не утомлять Вас вычитыванием в тексте пунктов всех ключевых этапов, мы их обозначим и сразу,  коротенько, строчек на 40, прокомментируем ))

  1. -бриф (задание) на разработку мероприятия

  2. -программа мероприятия

  3. -сценарий мероприятия

  4. -место и время проведения

  5. -техническое оборудование мероприятия

  6. -инфраструктура мероприятия

  7. -система безопасности

  8. -логистика

  9. -анонсирование мероприятия

Ну вот наверное и все основные составляющие успешного  большого праздника. Конечно, это не последовательный список, но первая строчка этого списка - это источник всех остальных, поэтому является самой важной!

Существует очень распространенная ошибка многих заказчиков, что о бюджете мероприятия следует говорить после составления всего проекта. Это очень большое заблуждение! На этом месте нашего повествования предлагаем посмотреть очень правильный мультик, который, на наш взгляд, должен знать и помнить, каждый, принимающий решения, руководитель. Всего каких-нибудь 3 минутки ))... а удовольствия! ))

Надеемся, что мультик Вас повеселил немного ))

Идем дальше... На брифе останавливать не будем - примеры брифа (задания) можно скачать и воспользоваться, как одним из вариантов написания. Конечно, лучше это сделать по-своему, но взять наши варианты за основу, тоже можно))

Очень важно определить место и время проведения - от этого будет зависть многое. Правильно выбранное место позволяет, иногда, сэкономить немного денюжков - например: «запитать» электричеством от городской сети и не ставить дизель-электрогенератор.

Идем дальше... Программа и сценарий мероприятия - исходя из заявленного бюджета, составляется программа. Необходимо обязательно иметь представление о бюджете, при составлении концертной программы (если таковая предполагается). Букирование (взято и флотской терминологии))), бронирование, ангажирование артистов - это процесс достаточно тонкий, и невозможно не зная размеров бюджета предлагать в программу артистов. Предположим, что начального бюджета нет, мы начинаем составлять проект программы праздника, запрашиваем различные музыкальные коллективы и получаем предварительное согласие на участие. Директор ВИА (так мы обычно называем)) заносит дату планируемого мероприятия в свой календарь событий и ... в этот самый момент получает еще одно предложение, быть может более реальнее нашего запроса. Конечно, имея дружеские отношения и многолетний опыт работы с нами, директор ВИА отказывается от поступившего предложения, рассчитывая на работу с нами. Но после оказывается, что бюджет не выдерживает данного ВИА и предложение снимается. Да, конечно все понимают, что существуют разные обстоятельства и мы конечно предупреждаем, что бюджета  пока нет, и праздник может не состоятся, но осадочек остается... И в следующий раз, уже мы можем получить отказ, а это сказывается на других наших проектах. Поэтому бюджет нужно знать обязательно!

Но, мы немного отвлеклись от темы - простите, за многословие ))) Программа и сценарий составляется, исходя из идеологии,  имиджа мероприятия. Учитывается целевая аудитория, место проведения, продолжительность и возможность совмещения различных коллективов в одной программе. Составлением программы и сценария занимаются профессиональные режиссеры. Нам не раз приходилось сталкиваться с ситуацией когда заказчик «выдает» собственный сценарий и настаивает на его выполнении, и достаточно редко бывает, что сценарий полностью соответствует реальному выполнению. Красивую, розовую сказку писать очень легко, но вот воплотить все написанное, иногда бывает невозможно. Мы никогда не пишем «красивых» сказок - все, что нами предлагается - это полностью рабочий проект!

Следующий этап - техническое обеспечение праздника. Во многом это зависит от программы - масштаб возводимых конструкций целиком зависит от размаха мероприятия. Вторая составляющая технического оборудования - это технический райдер ВИА (пример одного из райдеров). Присутствие на одной сцене различных коллективов обязывает организаторов учитывать требования всех участников, а это бывает достаточно сложно и затратно )), поэтому составляя программу нужно учитывать возможное совмещение технических требований ВИА. Далее следует точный расчет потребления электроэнергии, возможность размещения дополнительных конструкций, а также технических средств контроля безопасности и санитарно-технического оборудования. Монтаж всего оборудования должны выполнять только профессионалы. В организации большого мероприятия мелочей не бывает - все имеет значение. И это тоже достаточно серьезная часть бюджета. Бывали случаи, когда наши монтажники выезжали в другие города, из-за отсутствия у местных компаний квалифицированного персонала.

На сегодняшний момент важная составляющая - технические средства безопасности. К ним относятся рамки-металлодетекторы, досмотровые металлодетекторы. Это обязательное условие проведение массового мероприятия, продиктованное требованием времени. И здесь у организаторов (и у заказчиков тоже!) должен работать только один принцип - лучше перестраховаться! В противном случае, даже случайная потасовка с применением чего-то такого может иметь ооочень серьезные последствия.